“Kenapa sekarang disini semakin banyak aturan ya Pak?”, tanya seorang karyawan saat saya melakukan coaching.
“Menurut Anda, dengan semakin banyaknya aturan, kinerja teman-teman karyawan semakin baik atau buruk?”, tanya saya.
“Mmmm…semakin baik sih Pak,” jawab dia sambil melirik ke kiri atas.
Sahabat, dari aktifitas rutin yang kita lakukan, lambat laun akan menjadikan kita menemukan sebuah pola yang paling efektif dan efisien. Pola inilah yang harus kita duplikasikan ke semua anggota tim agar menghasilkan standar kualitas kerja yang sama.
Nah cara menduplikasikan yang paling efektif adalah dengan mendokumentasikannya dalam sebuah SOP (Standard Operating Procedure), baik berupa tulisan, gambar ataupun video/film.
Manusia tempatnya salah dan lupa, maka dengan adanya SOP akan meminimalisir terjadinya ‘salah dan lupa’ tersebut.
Hampir semua bisnis yang sudah autopilot, pasti memiliki SOP. Apalagi jika sudah memiliki cabang yang banyak.
Nah, apakah Anda sudah memiliki SOP?
Jika belum, cobalah untuk segera membuatnya. Sederhana kok caranya; tuliskan saja apa yang Anda lakukan, dan lakukan apa yang Anda tuliskan. Just Do It.
“Kemarin ketika omset kami naik dua kali lipat, kenapa kinerja tim jadi berantakan ya Pak?” tanya klien saya, saat coaching session.
“Berantakan seperti apa yang Anda maksud?” tanya saya.
“Ya semuanya asal kerja dan tidak jelas siapa yang harus mengerjakan apa, sehingga beberapa job yang harusnya dikerjakan jadi terlewatkan/terabaikan.” jelasnya, sambil menyebutkan beberapa contoh kejadian.
……….
Sahabat, sesederhana apapun bisnis Anda, harusnya sudah memiliki SOP. Sederhana kok, intinya SOP adalah apa yang Anda lakukan, Anda yakini baik dan terbukti efektif dan efisien maka segera saja Anda tuliskan, lalu lakukan apa yang sudah Anda tuliskan, itulah SOP.
Ketika Anda tidak menuliskan apa yang sebaiknya Anda dan tim Anda lakukan, maka Anda akan capek untuk mengajari tim Anda berulang-ulang. Anda dan tim Anda juga tidak akan memiliki pegangan dan pedoman akan apa yang seharusnya dilakukan dan tidak boleh dilakukan.
Ketika Anda tidak memiliki SOP, Anda dan karyawan Anda akan sering lupa bagaimana urutan-urutan kerja, standar kualitas, cara melakukan suatu pekerjaan, dan sebagainya. Karena manusia adalah tempatnya salah dan lupa.
www.askansetiabudi.com, 081334664876
Dari SOP tersebut Anda juga bisa membuat suatu lembar penilaian/rapot, apakah tim Anda bisa atau tidak melakukan pekerjaan / job desc-nya. Sehingga kinerja mereka bisa dikontrol dan diukur secara periodik.
Contohnya, jika bisnis Anda adalah rumah makan. Sudahkah Anda memiliki SOP untuk chef/koki Anda? Jika belum memilikinya, maka saya yakin rasa makanan di rumah makan Anda akan berubah-ubah. Tergantung ‘selera’ chef / koki Anda. Kalau rumah makan Anda tidak punya ‘standar rasa’, pasti konsumen akan kecewa.
Maka dengan SOP, Anda akan lebih mudah untuk menjalankan dan mengontrol bisnis Anda. Dengan SOP yang bagus, bisnis Anda akan tetap jalan, walaupun Anda tinggal jalan-jalan.
Dalam membangun sebuah organisasi bisnis, adanya kualitas dan kuantitas SDM / tim pendukung sangatlah diperlukan. Untuk memenuhi hal tersebut, maka Kita harus memahami pola rekruitmen tim yang tepat. Sehingga tim yang kita rekrut, bisa memenuhi standart kapasitas dan integritas.
Nah setelah Kita merekrut tim, supaya mereka bisa menjalankan SOP dengan baik, maka mereka harus kita latih secara bertahap dan berkesinambungan. Setelah mereka kita latih, supaya mereka lebih maksimal dalam bekerja, beberapa hal berikut ini perlu untuk kita perhatikan:
1. GAJI dan BONUS
Setiap orang yang bekerja pasti mengharapkan imbalan yang cukup. Baik itu berupa gaji, bonus, reward, bagi hasil, dan sebagainya.
Usahakan tim Anda tidak hanya menikmati gaji dari Anda, tapi cobalah berbagi lebih banyak pada mereka. Entah itu berupa bonus, reward, bagi hasil, dan sejenisnya.
Dengan Anda berbagi kepada mereka, maka dengan bangga mereka akan mengatakan; “Ini bisnis saya”, “ketika bisnis ini membesar, maka saya akan mendapatkan uang lebih banyak. Dan ketika bisnis ini mengecil, maka saya akan mendapatkan uang lebih sedikit, bahkan saya bisa tidak mendapatkan uang dan kehilangan pekerjaan.”
Memang benar kata Maslow, bahwa kebutuhan dasar manusia adalah yang berkaitan dengan kebutuhan fisik atau kebutuhan jasmani.
www.askansetiabudi.com, 081334664876
2. SIKAP, UCAP dan PERBUATAN
Selain berbagi rezeki, hal lain yang perlu juga diperhatikan dalam managemen tim adalah ‘memanusiakan’ mereka. Ingat, kita bekerja dengan manusia, bukan dengan robot. Kata-kata, perilaku dan sikap kita dalam memimpin, usahakan memakai bahasa yang memanusiakan manusia.
Saya melihat cukup banyak orang yang jumawa, merasa hebat. Sehingga ketika memimpin timnya, bergaya sebagaimana raja yang kejam terhadap prajuritnya.
Coba kita ingat baik-baik. Apakah bisnis kita bisa berjalan tanpa dukungan dari tim kita? Apakah bisnis kita bisa sebesar sekarang kalau tidak didukung oleh tim kita? Maka mari kita hargai mereka dengan sikap, ucapan dan perlakuan kita, sebagaimana kita juga menginginkannya dari mereka.
3. SUASANA KERJA
Banyak orang yang meninggalkan pekerjaan bukan karena kurangnya kesejahteraan, tapi karena tidak nyaman dengan lingkungan pekerjaan.
Maka dalam managemen tim, hal yang tidak kalah penting adalah bagaimana kita mampu mengondisikan tempat kerja kita menjadi tempat kerja yang nyaman buat mereka. Lagipula kalau mereka tidak nyaman, maka mereka pun tidak akan maksimal dalam bekerja.
Walaupun untuk menghadirkan suasana yang nyaman bukan berarti kita harus mengikuti 100% apa yang dimaui oleh karyawan. Bukan pula berarti kita paliatif, membiarkan kesalahan karyawan tanpa tindakan/teguran/peringatan. Jika karyawan berbuat kesalaham, maka kita tetap harus menegurnya, mengingatkannya, bahkan bila perlu menghukumnya. Tapi gunakanlah cara yang terbaik. Ambil ikannya jangan sampai keruh airnya. Tegas tidak harus keras bukan?
4. LIBATKAN
Supaya mereka semakin merasa dianggap, dihargai, didengar dan semakin merasa ikut memiliki perusahaan, maka libatkanlah mereka dalam rapat-rapat penting, seperti rapat pembuatan SOP, rapat pengambilan keputusan, rapat perubahan kebijakan, dll.
Dalam rapat, bangunlah suasana yang positif, setara dan terbuka. Sehingga semua karyawan bebas mengeluarkan isi hati dan pikirannya. Jangan menjadikan rapat hanya formalitas belaka. Forumnya saja yang namanya rapat, tapi isinya hanya doktrin dari business owner semata.
Satu hal yang harus kita ingat adalah, kita tidak sempurna, demikian juga tim kita. Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Kerendahan hati kita untuk mendengarkan semua usulan, lalu meramunya menjadi formula yang win-win solution akan menjadikan bisnis kita semakin sukses dan berkah. Karena ada keridloan dan do’a dari mereka.
Kita bisa mencontoh Pak Dahlan Iskan misalnya. Dalam rapat beliau malah memberikan uang Rp 50.000,- kepada siapapun karyawannya yang memiliki ide yang berbeda dengan yang lainnya.
5. KENAIKAN GAJI & JENJANG KARIR
Kebutuhan hidup selalu meningkat hari demi hari. Demikian juga dengan kebutuhan hidup tim kita. Entah karena inflasi atau karena bertambahnya jumlah tanggungan dalam keluarga.
Jika jenjang karir dan kenaikan gaji di perusahaan Anda tidak jelas, maka mereka akan berkurang semangatnya dalam bekerja. Karena mereka tidak punya harapan yang cerah buat masa depan mereka.
Sahabat, sudahkah Anda melakukan kelima hal diatas dalam bisnis Anda?
“Kenapa sekarang disini semakin banyak aturan ya Pak?”, tanya seorang karyawan saat saya melakukan coaching.
